Az idegen nyelvű okiratot nemzetközi szerződés eltérő rendelkezése vagy viszonossági gyakorlat hiányában hiteles magyar nyelvű fordítással, és ha ennek elháríthatatlan akadálya nincs, diplomáciai felülhitelesítéssel ellátva kell a kérelemhez csatolni. Hiteles fordítást, fordítás hitelesítését, valamint idegen nyelvű hiteles másolatot a Magyar Köztársaság területén az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda (OFFI) készíthet. A Magyar Köztársaságnak a külügyminiszter által egyes közjegyzői feladatok végzésére felhatalmazottkonzuli tisztviselője – egyebek mellett – okiratról hiteles fordítást készíthet vagy a fordítás helyességét tanúsíthatja.
Fontos kiemelni, hogyha a hiteles fordítást arra – annak készítésére – feljogosított külföldi hatóság, szerv vagy személy (bírósági tolmács, közjegyző) készítette, a fordítást el kell fogadni.(Tehát közjegyzői fordítások, bírósági tolmácsi fordítások is elfogadhatók.)
Ha a külföldi okirat olyan idegen nyelven készült, amely nyelven a magyar jog szerint hiteles fordítás készítésére feljogosított szerv (személy) nem ért, vagy nincs magyar külképviselet az adott államban, a külföldi állam belső joga szerint hiteles fordításra feljogosított személy által valamely világnyelvre történt hiteles fordítás alapján kerül sor a külföldi okirat magyar nyelvre történő hiteles fordítására („köztes fordítás”). Ez szintén elfogadható a honosítási és az anyakönyvi eljárásban.
Nincs szükség a külföldön kiállított közokirat diplomáciai felülhitelesítésére azokban az országokban, amelyekkel Magyarország jogsegélyszerződést kötött, vagy amelyek részesei a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének, felülhitelesítésének mellőzéséről szóló Hágai Egyezménynek (a szomszédos országokban és a legtöbb európai országban nem kell diplomáciai felülhitelesítés, más esetekben viszont a Hágai Egyezményhez csatlakozást érdemes előtte leellenőrizni). A honosítási kérelmet elbíráló hatóság viszonosság esetén, vagy azon okiratok esetében is eltekinthet a felülhitelesítéstől, amely külföldi okiratok valódiságát illetően kétsége nem merül fel. Ezen okiratok pontos köréről az elbíráló hatóság tájékoztatja a kérelem átvételére jogosult szerveket.
A fentiektől eltérő esetekben a külföldön kiállított közokirat belföldön akkor fogadható el, ha az diplomáciai felülhitelesítéssel van ellátva. Az illetékes magyar külképviseleti hatóság a külföldi hatóság által kiállított és hitelesített okiratot oly módon hitelesíti felül, hogy az okiraton az illetékes hatósági aláírást és pecsétet hitelesíti. A diplomáciai felülhitelesítési eljárás díjköteles.
Fontos kiemelni, hogyha a hiteles fordítást arra – annak készítésére – feljogosított külföldi hatóság, szerv vagy személy (bírósági tolmács, közjegyző) készítette, a fordítást el kell fogadni.(Tehát közjegyzői fordítások, bírósági tolmácsi fordítások is elfogadhatók.)
Ha a külföldi okirat olyan idegen nyelven készült, amely nyelven a magyar jog szerint hiteles fordítás készítésére feljogosított szerv (személy) nem ért, vagy nincs magyar külképviselet az adott államban, a külföldi állam belső joga szerint hiteles fordításra feljogosított személy által valamely világnyelvre történt hiteles fordítás alapján kerül sor a külföldi okirat magyar nyelvre történő hiteles fordítására („köztes fordítás”). Ez szintén elfogadható a honosítási és az anyakönyvi eljárásban.
Nincs szükség a külföldön kiállított közokirat diplomáciai felülhitelesítésére azokban az országokban, amelyekkel Magyarország jogsegélyszerződést kötött, vagy amelyek részesei a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének, felülhitelesítésének mellőzéséről szóló Hágai Egyezménynek (a szomszédos országokban és a legtöbb európai országban nem kell diplomáciai felülhitelesítés, más esetekben viszont a Hágai Egyezményhez csatlakozást érdemes előtte leellenőrizni). A honosítási kérelmet elbíráló hatóság viszonosság esetén, vagy azon okiratok esetében is eltekinthet a felülhitelesítéstől, amely külföldi okiratok valódiságát illetően kétsége nem merül fel. Ezen okiratok pontos köréről az elbíráló hatóság tájékoztatja a kérelem átvételére jogosult szerveket.
A fentiektől eltérő esetekben a külföldön kiállított közokirat belföldön akkor fogadható el, ha az diplomáciai felülhitelesítéssel van ellátva. Az illetékes magyar külképviseleti hatóság a külföldi hatóság által kiállított és hitelesített okiratot oly módon hitelesíti felül, hogy az okiraton az illetékes hatósági aláírást és pecsétet hitelesíti. A diplomáciai felülhitelesítési eljárás díjköteles.
